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 Mundo invisível

  28/11/2017
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Fluxograma, Organograma e Cronograma

Um pouco de noção administrativa nos templos, casas e terreiros

 

Quando pensamos em um templo, casa, cabana, terreiro, tsara ou cento espírita é importante ter um conhecimento básico sobre a administração e organização das rotinas, tarefas e competências de cada um. Em breves linhas falaremos sobre o Fluxograma, organograma e cronograma.

Fluxograma: É a representação gráfica da sequência de atividades de um processo produtivo. que além da sequência das atividades, mostra o que é realizado em cada etapa, os materiais ou serviços que entram e saem do processo, as decisões que devem ser tomadas e as pessoas envolvidas. Ajudando assim a percebermos falhas ou erros, ainda que involuntários por ausência de um planejamento.

Qual o trabalho que será ou está sendo realizado !?

O tempo necessário para a sua realização sem atrapalhar a sequencia de outras tarefas !?

Quem está realizando o trabalho, e como é observado e avaliada esta tarefa !?

Como ele flui entre os participantes deste processo global do evento!?

" Princípio da Evidência: não aceitar nada como verdadeiro, ou definitivo, enquanto não for convencido como tal, de modo a procurar evitar a precipitação e a prevenção contra determinados fatos. Compreender as dificuldades ou limites de realizar esta tarefa de maneira mais complexa, por fatores independentes ou falta de recursos.

" Princípio da Análise: fracionar as dificuldades em tantas partes quantas forem necessárias, de modo a facilitar a sua compreensão e seu entendimento.

" Princípio da Síntese: pensar ordenadamente, a partir dos fatos ou objetos mais simples até chegar aos mais complexos, admitindo existir entre eles uma certa ordem de execução.

" Princípio da Enumeração: fazer enumerações tão completas e revisões tão detalhadas, de modo a certificar-se de que nada foi omitido e esquecido. Ou se foi excluído qual o motivo.



Quem? (Questiona-se a extensão e a exatidão do grau de delegação de autoridade e responsabilidade das pessoas as envolvidas no processo) " Quem faz esta etapa? " Quem está executando é a pessoa mais indicada para tal?

  • Existe alguém mais capacitado para realizá-la?

  • É mais conveniente que outro execute esta etapa?

  • Há impedimentos para que outro realize esta tarefa?

  • Quem poderá executá-la melhor ? !



Onde? (Verifica-se o local de execução de cada etapa)

  • Em que local deve ser realizado esta etapa?

  • Seria mais facilmente executada em outro local?

  • Caberia alguma troca ou reformulação do espaço?



Quando? (Questiona-se a sequência do processo)

Quando se deve ser realizar esta etapa?

As etapas estão sendo desenvolvidas no momento adequado?

Seria conveniente alterar a sequência de desenvolvimento?



Como? (Verifica-se a metodologia utilizada no desenvolvimento do processo)

Como executar cada etapa?

Pode esta etapa ser dividida em outras ou esquecida?

Há possibilidade de agrupamento de diversas etapas?

Existem outras maneiras de executá-la?



Organograma

É um gráfico da estrutura hierárquica de uma organização social ou religiosa complexa, que representa simultaneamente os diferentes elementos do grupo e as suas ligações.

Um organograma não deve representar pessoas, mas sim cargos! Mesmo se houver 10 membros com o mesmo grau ou cargo , apenas uma caixa se faz representará.

O organograma é composto por linhas de comunicação, unidade e hierarquia. Entenda o significado de cada elemento:

  • Linhas de Comunicação:são linhas contínuas que interligam cargos. Indicam que existe uma hierarquia direta entre esses.

  • Unidades de Cargos:são as caixinhas, nas quais você deve escrever o cargo representado.

  • Hierarquia:em geral, a linha de hierarquia funciona de cima para baixo, da esquerda para a direita ou de dentro para fora.

  • Hierarquia horizontal no trabalho:cargos e/ou áreas em uma mesma linha indicam que têm nível hierárquico igual

Para elaborar o organograma, é essencial seguir três simples passos:

  • 1º passo:separe as funções exercidas por cada um dos membros. Isso é importante porque é comum que uma única pessoa assuma diferentes cargos. E como nós já falamos, o organograma precisa representar cargos.

  • 2º passo:assinale quem está no comando de cada setor e quem lidera o nível estratégico. Uma boa dica é separar cada nível hierárquico por uma cor diferente.

  • 3º passo:depois é hora de oficializar o documento com o setor administrativo, secretaria e todos os colaboradores. Para melhor absorção, é essencial que o organograma seja colado em um local visível e acessível para todos os envolvidos neste projeto

Na hora de montar o organograma, tão importante quanto saber o passo-a-passo, é ter em mente alguns aspectos que o tornarão mais eficiente:

  • É essencial ter um conhecimento amplo sobre as áreas e atividades da casa; um erro pode gerar extrema confusão e diversos equívocos entre os assistentes e convidados. Separar as estruturas da Casa de Umbanda e de uma Tsara.

  • Quanto mais resumido for seu organograma da casa, melhor será a assimilação pelas membros.

  • Utilize os sigmas, emblemas, pontos ou cores para facilitar o entendimento desta hierarquia.

     

O cronograma 

É a disposição gráfica do tempo que será gasto na realização de um trabalho pré definido, de acordo com as atividades a serem cumpridas. Serve para auxiliar no gerenciamento e controle deste trabalho, permitindo de forma rápida a visualização de seu andamento.

Mais do que uma formalidade, o cronograma ajuda o membro a disciplinar-se quanto ao tempo e os prazos, de maneira a entender e priorizar a atividade prevista no cronograma, o que poderá resultar num ganho de escala evolutiva e merecimentos.

O cronograma é um instrumento de planejamento e controle semelhante a um diagrama, em que são definidas e detalhadas minuciosamente as atividades a serem executadas durante um período estimado.

Em nível operacional e gerencial, um cronograma é um artefato de controle importante para levantamento dos custos de um projeto e, a partir deste artefato, pode ser feita uma análise de viabilidade antes da aprovação final para a realização do projeto..

Toda sessão, festa ou encontro é um evento de um projeto mais amplo.

Devemos observar o Fluxograma, Organograma e Cronograma toda vez que idealizarmos um encontro, sessão ou atividade.

Pensar, discutir e gerar o devido planejamento em:

-Planilha de custo, controle de compras e estoque, levantamento de recurso.

-Escala de serviço, ( Quem irá fazer as compras, a limpeza tanto antes quanto depois, a decoração, o cerimonial, o registro de fotos e lista de convidados...)

-Análise de compartibilidade com o calendário e disponibilidade dos membros e convidados.



 




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