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Desde: 27/01/2009      Publicadas: 215      Atualização: 19/10/2017

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 Leitura

  30/05/2017
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Como Planejar um evento

Evento E.L.F.O. (Empreendedores, Líderes e Formadores de Opinião)
Texto livre sobre como realizar um bom evento.
ELFO 21 edição Aplausos e Reconhecimentos. Setembro de 2017

Como Planejar um evento

Como planejar um evento.

 

Todo mundo gosta de promover ou participar de eventos. Todavia um evento é um acontecimento, observável, e de muita responsabilidade, pois seja uma festa, espetáculo, comemoração, solenidade, deve ser organizado e conduzido por especialistas, com objetivos institucionais, comunitários ou promocionais.

Todo evento deve ter tema, título, projeto, equipe, local, data, horário, recursos tecnos, programação, conteúdo programático, atrações.

Embora não seja comum, devemos nos programar com foco no tema que é o assunto a ser desenvolvido. Este deve ser limitado e dirigido conforme a demanda das necessidades e objetivos a serem alcançados junto ao público-alvo, antes, durante e após o evento. Deve-se traçar um conteúdo programático, cientifico ou lógico, com convidados ilustres para falar sobre o tema. Seja por palestra, filme, exposição ou bibliografias. Pois o próprio titulo, já indica o enfoque do evento,e gera expectativas do aspecto central das ideias. Por isto o título deve ser apelativo e contemplar os envolvidos no projeto. Incluindo nesta fase toda programação áudio visual, quer seja logo, cartazes, convites e textos a serem divulgados para a promoção do evento. Inicializa-se então um projeto é a intenção de fazer ou realizar, com cotas de tarefas, valores e participação de cada um evolvido no evento. E contabilizando-se os recursos e fontes de captação. A equipe organizadora,se dedica à realização de um mesmo objetivo do trabalho, cada qual com sua espertize. Observando-se sempre as dimensões do local, data e tempo de realização. Com a mesma propriedade deve-se observar os interesses e limites a serem impostos para se evitar a fuga ao tema ou desconfortos de natureza independentes, principalmente políticos ou discriminativos de qualquer natureza. Todavia é interessante termos atrações diversas para se quebrar a monotonia. Seja uma musica, apresentação de dança, um relato vivencial. Todo bom evento deve ser discutido e ensaiado algumas vezes para se prevêr erros banais e termos a solução imediata. Fazendo assim uma lista de possíveis variáveis desconfortantes. Como por exemplo a chuva, queda de luz, queima de aparelho, ausência de alguns convidados, ou afins.

O ideal é realizar uma reunião inicial com os envolvidos na matriz do evento, e em conjunto decidir os passos a serem realizados.

Nomear cargos ou funções para se saber como se comportar em situações adversas. Onde cada um da equipe terá sua função e responsabilidade pre definida, ou seja formatar o Check List, (que é um instrumento de controle, composto por um conjunto de condutas, nomes, itens ou tarefas que devem ser lembradas e/ou seguidas dentro da programação).

Todo evento deve produzir material de apoio que seja uma referencia a ser consultada e arquivada para comprovação de realização e continuidade futura.

Em todo evento há inicio , meio e fim. Com agradecimentos, reconhecimento de méritos e destaques com placas, flores ou aplausos, que enriquecem as fotos e filmagem e possuem um apelo comemorativo.

 

 

 

 

 







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